A contratação de um novo colaborador exige uma sequência de atividades, iniciada pelo desenho da vaga, seguido pela sua divulgação desta, juntamente com a realização de todo um processo seletivo.

Uma vez definida a contratação, umas das principais obrigações da empresa é inserir informações específicas dessa nova relação em um documento intitulado de livro de registro de empregados.

O livro de registro de empregados é um documento de extrema importância e que deve fazer parte da documentação de toda a empresa, devendo estar atualizado e disponível para qualquer fiscalização por parte do Ministério da Economia.

Ele é o documento que contem todas as informações sobre os funcionários de uma organização, que sejam relevantes para a relação empregatícias travada entre as partes.

Nesse contexto, a tecnologia se aliou ao empresário, possibilitando, através da Portaria nº 1.195 de 30 de outubro de 2019, que esse registro seja feito pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.

Assim, um problema antes comum em micro e pequenas empresas, que era o extravio desse documento de suma importância, agora pode e deve ser evitado.

Dito isto, temos que, antes do início das atividades do novo colaborador, a empresa deve ter registrado, seja no livro de registros, seja no eSocial, as seguintes informações:

a) Número no Cadastro de Pessoa Física – CPF

b) Data de nascimento;

c) Data de admissão;

d) Matricula do empregado;

e) Categoria do trabalhador;

f) Natureza da atividade (urbano/rural);

g) Código da Classificação Brasileira de Ocupações – CBO;

h) Valor do salário contratual;

i) Tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término, quando se tratar de contrato por prazo indeterminado.

A depender dos fatos ocorridos ao longo da relação de emprego travada entre as partes, uma série de outras informações que devem ser acrescidas no livro de registro de empregado, a exemplo de registro de auxílio doença, gozo de férias e nome e dados cadastrais dos dependentes, variando sempre de acordo com o caso concreto.

Como se pode observar, registrar empregados é uma atitude simples. Ocorre que, caso não seja cumprida pode gerar despesas altas e inesperadas para o micro e pequeno empresário.

Isto porque, nos termos do art. 41 da Consolidação das Leis do Trabalho, o empregador/empresário que mantiver empregado não registrado, está sujeito ao pagamento de multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) por cada empregado não registrado, acrescido de igual valor em caso de reincidência.

Dessa forma, manter o livro de registro de empregados, seja ele físico ou virtual – através do eSocial – é imprescindível para resguardar a empresa de problemas com a fiscalização do trabalho e com processos trabalhistas.

Além disso, ao centralizar todas as informações sobre os colaboradores de uma organização, o empresário consegue fazer uma melhor gestão da sua equipe, tornando melhor o ambiente de trabalho.

Por Luana Cerqueira Sousa